Steht ein Büroumzug an? Dann agieren Sie bloss nicht planlos, nur um irgendwie schnell zu sein. Die Erfahrung hat gezeigt, dass man durch planloses Vorgehen meist sehr viel Zeit verliert. Und Zeit ist Geld. Das ist eine bewährte Weisheit.

Neue Räumlichkeiten bereitstellen und Unterlagen für Transport vorbereiten

Eines erscheint logisch: Bevor das neue Büro nicht fertig für einen Einzug ist, sollte man nicht zügeln. Denn wohin mit dem ganzen „Kram“? Böden, Wände, Installationen und Elektroinstallationen müssen fertig sein, ansonsten wird Ihr Mobiliar den Arbeitern nur den Weg verstellen. Nützen Sie die Zeit bis die neuen Räume bezugsfertig sind und verpacken Sie alles, was übersiedelt gehört. Verstauen Sie etwaige Akte sicher, beschriften Sie alle Kisten und Boxen so, dass Sie sofort wissen, wohin sie gehören. Schreiben Sie alles darauf, was wichtig ist, wie zum Beispiel die Abteilung, der Sachbearbeiter, die Büronummer, eine Jahreszahl und ein Hinweis darauf, welche Art von Dokumenten enthalten sind. So finden diese Kisten später automatisch ihren richtigen Platz. Regale und Kästen gehören ausgeräumt. Erstens sind befüllte Möbel zu schwer für den Transport, zweitens lässt sich der Inhalt nicht sichern wenn es auf den Transportwagen / LKW geht. Alle Schubladen, Schranktüren und Co müssen fix verschlossen werden. Hierfür hat sich Stretch-Folie bewährt.

Praktischerweise packen Sie zügig und in Abstimmung mit dem Umzugstermin

Es braucht ein wenig Fingerspitzengefühl für das Timing. Wenn Sie alles eine Woche zu früh einpacken, kann keiner mehr arbeiten weil der Zugriff auf Akten fehlt. Und zudem sind die Möbel nicht mehr nutzbar. Wenn Sie zu spät packen, steht der Umzugslaster vor der Tür und Sie haben keine Zeit alles ordentlich für den Transport vorzubereiten. Ein wenig Vorlaufzeit ist gut, zu viel davon ist weniger gut. Wenn Sie zügig arbeiten wollen, brauchen Sie ein paar Helfer. Vielleicht sollten die Angestellten damit betraut werden die eigenen Unterlagen gemäss Anweisung selber zu verpacken. Die übrigen Mitarbeiter können dann beim Tragen helfen.

Buchen Sie einen Umzugs-LKW samt Fahrer (und Helfer)

Abhängig vom Volumen, das überstellt wird, brauchen Sie zumindest einen oder gar zwei Fahrzeuge samt Belegschaft. Diese sollten pünktlich und zuverlässig arbeiten. Achtung: Sie müssen sicher sein, dass die Güter während der Überstellung versichert sind. Es werden sicherlich auch empfindliche Computer, Monitore und andere Elektrogeräte überstellt werden. Am Zielort geht es ums zügige Entladen und Auspacken und wieder Einräumen.

Und wenn das alles zu viel Arbeit ist?

Dann erkundigen Sie sich beim Umzugsunternehmen Ihres Vertrauens. Wie etwa Wagner Movers. Lassen Sie sich die Arbeit abnehmen. Tun Sie nur das, was Sie selbst tun wollen. Um den Rest kümmern sich die Zügel-Profis.